Zeven dingen die jij op orde moet hebben als je te maken hebt met aanbestedingen

Regelmatig word ik gevraagd of ik kan helpen bij aanbestedingen. Bedrijven waarvan de CO₂ uitstoot vooral in het wagenpark zit en waarbij duurzaamheid een belangrijk onderdeel is van de aanbesteding, weten niet altijd hoe ze een duurzaamheidsparagraaf, of materieelparagraaf in moeten vullen. Met alle plezier ondersteun ik ze daarbij. Daardoor merk ik nog wel eens dat er een aantal dingen van te voren niet op orde zijn, waardoor het lastiger is om op de aanbesteding in te schrijven.

Zorg dat jij deze zeven dingen te allen tijde wel op orde hebt en het inschrijven wordt een heel stuk makkelijker!

1.Tekst

Zeker als het gaat om je duurzaamheidsbeleid en hoe je dat vorm geeft in je wagenpark, moet je een standaard tekst hebben die je kunt gebruiken om vragen over dit onderwerp goed te kunnen beantwoorden. Betekent dit dat je elke keer dezelfde tekst invult? Nee, zeker niet! Zie ook punt 7. Maar je moet niet elke keer moeten hoeven nadenken over wat je hierover wilt vertellen. Je moet dit helder hebben en vastleggen. Zodat je weet op welke basis je de aanbesteding kunt bouwen. Je duurzaamheidsbeleid verandert niet elke week en je wagenpark is ook niet van de één op de andere dag heel anders ingericht. Natuurlijk moet je dit actueel houden, maar zorg dat je niet elke keer opnieuw het wiel uitvindt.

2. Aanpak

Net als dat je duurzaamheidsbeleid vast ligt, moet ook je aanpak bij aanbestedingen vast liggen. Nu zit er natuurlijk verschil tussen aanbestedingen, dus je zult in de praktijk flexibel moeten zijn, maar heb een checklist klaar voor wat er allemaal voor de aanbesteding moet gebeuren en vul deze aan met de zaken die specifiek voor deze aanbesteding moeten gebeuren.

3. Plan

Een plan van aanpak dat vertelt hoe jij jouw bedrijf gaat verduurzamen is natuurlijk essentieel. Maar heb ook een plan van aanpak hoe jij er aan bijdraagt dat andere bedrijven verduurzamen. Als jij duidelijk kunt maken dat de aanbestedende partij zijn doelstellingen op het gebied van duurzaamheid kan behalen door met jou samen te werken, sta je sterker. Dus wat is jouw plan om de andere duurzamer te maken?

4. Werkwijze

Je moet absolute helderheid hebben over hoe jullie projecten aanpakken. Wat is jullie, onderscheidende, manier van projecten uitvoeren? En natuurlijk is het ene project het andere niet. Maar je moet duidelijk kunnen maken dat je met de vraag van de klant uit de voeten kan, op een manier die onderscheidend is van anderen. In het ene geval wordt er een uitvraag gedaan voor een specifieke opdracht: als je de aanbesteding binnen haalt, weet je precies wat je moet doen. In het andere geval wordt er een uitvraag gedaan op basis van generieke kennis, middelen en kunde. Het is nog niet precies duidelijk wat er moet gebeuren, maar de uitvrager van de aanbesteding wil een partij hebben die zij kunnen inschakelen op het moment dat het nodig is.

In het eerste geval zal je dus moeten duidelijk maken waarom jullie werkwijze de juiste is voor de opdracht en zal je jullie werkwijze veel specifieker moeten aanpassen op de vraag. In het tweede geval kan je juist door een standaard werkwijze waarvan je weet dat deze succes heeft, goed aangeven hoe je op langere termijn succes kunt bereiken voor de aanbestedende partij.

Onderaan dit artikel vind je een checklist om die werkwijze goed op poten te zetten.

5. Voordelen

Je moet vast hebben liggen wat de voordelen zijn van werken met jullie als leverancier. Waarom is het zo goed dat jullie met duurzaamheid bezig zijn? Zijn jullie gecertificeerd voor een CO₂ prestatieladder, Lean & Green Award of Erkend Duurzaam? Hebben jullie een wagenpark dat groener is dan alle concurrenten? Doen jullie de dingen efficiënter en daardoor kosteneffectiever, maar ook nog eens met minder CO₂ uitstoot? Is jullie CO₂ footprint per geleverd product laag? Komen jullie voorrijden met een groen wagenpark dat ook nog eens positief afstraalt op het imago van de klant? Dat soort dingen moet je van te voren helder hebben. Maak er een lijst van en selecteer wat relevant is voor deze aanbesteding.

6. Informatie centraliseren

Zorg dat je weet waar alle informatie te vinden is. Er hoeft niet één iemand alles te weten, maar er moet een lijstje zijn van: wie weet wat van welk project en hoe is deze persoon te bereiken? Ik maak zo vaak mee dat er drie, vier verschillende mensen zijn die allemaal een beetje weten, maar dat je uren bezig bent om er precies achter te komen hoe het zit en alsnog project specifieke informatie (als referentie bijvoorbeeld) moeilijk boven tafel krijgt. Kentallen zijn hartstikke nuttig om te noteren. Weten waar projectvoorstellen opgeslagen zijn en wie projectleider was. Of wie heeft er contact gehad met de dealer over het wagenpark zodat een onderbouwing gegeven kan worden van de keuzes.

7. Wat wil de klant?

En dan als laatste is het natuurlijk essentieel dat je duidelijkheid hebt over wat de klant wil en alles dat je opschrijft zo is opgeschreven dat het is wat de klant wil horen. Je kunt nog zo overal je informatie goed bij de hand hebben, van te voren hebben nagedacht over je voordelen, een standaard beleid en plan van aanpak hebben, als je dat niet aanpast naar de wensen van de klant, gaat het je niets opleveren. Dat is waar de uitdaging in mijn optiek ook in moet zitten: hoe bedienen wij, met onze aanpak, met ons beleid op het gebied van duurzaamheid, met ons groene wagenpark, deze klant met deze vraag nou zo optimaal mogelijk?

Start je met een project en wil je zeker weten dat je goed voorbereid aan de gang kunt? Check dan de 10 belangrijkste punten.

Download ook de checklist met 10 belangrijkste punten die je moet checken voordat je aan een project begint, zodat je goed voorbereid aan de gang kunt. En laat daar onder even weten: welke dingen heb jij (nog meer) niet op orde?

“Transport is prachtig, duurzaam transport is krachtig!”

Deel het artikel via de onderstaande buttons!