Succesvol thuiswerken implementeren: Stefan gaat aan de slag met berichten

Het was alsof hij tegen een muur praatte. Het was toch niet alsof hij het niet al dertig keer had uitgelegd. Hoe belangrijk de CO2 reductie was omdat ze de CO2 prestatieladder hadden. Hoe handig het was om thuis te werken. Hoe makkelijk het was om dit allemaal te implementeren. Maar elke keer kreeg Stefan hetzelfde te horen: ja, nou, ik geloof het wel, maar toch, er zitten haken en ogen aan en voor mij werkt dat gewoon echt niet. Totdat de pleuris, min of meer letterlijk, uitbrak en de overheid het thuiswerken verplicht maakte. Toen moest men wel. En ging het ook. Dat laatste verbaasde Stefan helemaal niet, want hij wist al dat ze alle hardware en infra hiervoor wel op orde hadden. Hij was ook gelijk met HR, facilitair en IT in de crisisoverleg groep gaan zitten die dit moest stroomlijnen, want hij moest en zou er een succes van maken wat hem betreft.

Een paar weken later was de grootste stress voorbij en kwamen mensen in een soort van ritme. Ze wisten waar ze aan toe waren en het gevaar leek ook onder controle. Mits iedereen maar netjes thuis bleef werken en uit huis zoveel mogelijk afstand hield. Nu wist Stefan dat hij iets moest doen om er een blijvend succes van te maken. Al was het maar omdat hij de paniek in de ogen van de facilitair manager las die verantwoordelijk was gemaakt voor het kantoor opnieuw inrichten op de anderhalve meter economie. Dat was in hun geval echt niet makkelijk. Maar hij wist ook dat ze al aanzienlijke sommen geld hadden bespaard omdat mensen zoveel minder reisden. En dat de CO2 uitstoot die hij moest presenteren dit jaar voor de CO2 prestatieladder echt super positief zou uitpakken. En dat wilde hij eigenlijk wel zo houden.

Hij had gelezen dat het hielp om mensen goed te informeren. Naast dat hielp het om mensen te belonen en te ondersteunen. Maar ja, ondersteund waren ze eigenlijk al wel en belonen was lastig, want de economische vooruitzichten waren nou niet heel erg positief. Dus hij wilde de strategie van het informeren, of berichten van mensen wel eens uitproberen.

Hij had dus een intranetpagina ingericht met alles dat met thuiswerken te maken had. Het had nuttige informatie over waar je alle praktische zaken kon regelen, zoals online accounts, maar ook nieuwe bureaustoelen en handige laptopstandaards. Maar het begon met waarom dit thuiswerken nou zo relevant was in lijn met de visie en missie van het bedrijf en de duurzaamheidsdoelstelling die ze gesteld hadden. En ook waarom ze die duurzaamheidsdoelstelling gesteld hadden en waarom dit ook voor zijn collega’s zelf wel eens nuttig zou kunnen zijn. Hier had hij veel positieve reacties op gekregen. Het bleek dat eigenlijk maar weinig mensen dit wisten. Ja, ze hadden hem heus wel meerdere keren horen vertellen dat het belangrijk was, maar nu snapte ze ook waarom het belangrijk was. Ook voor henzelf.

Hij had ook mensen die een extra goede manier van contact houden hadden gevonden, of hun werkplek thuis extra slim hadden ingericht, in het zonnetje gezet. Hij had gelezen dat het effectief was om te bejubelen en deed dat dan ook wekelijks. Als hij niet zo goed wist wie hij in het zonnetje kon zetten, dan hoefde hij maar een teamleider op te bellen met de vraag: wie heeft er wat extra’s gedaan voor een collega deze week, of wie viel jou op qua thuiswerken en waarom en hij had weer voor een paar weken voldoende. Zeker dat contact houden met elkaar vond hij erg belangrijk, want dat gebeurde nu niet meer ‘per ongeluk’. Je kwam elkaar immers niet meer zomaar tegen in de gang, bij het koffiezetapparaat of op het toilet. Hij kende een teamleider die elke dag zijn mensen een persoonlijk appje stuurde, maar ook één die met z’n team had afgesproken dat ze elke dag minimaal één iemand uit het team zouden bellen. Omdat ze bijhielden wie wie belde, werd niemand overgeslagen.

En hij had mensen actief gevraagd om met goede ideeën te komen. Op de intranetpagina natuurlijk. Door een aantal mensen een persoonlijke mail te sturen. Door ervoor te zorgen dat het in de personeelsupdate kwam. Zijn insteek was: minimaal één keer per week moet iedereen het gevoel krijgen dat haar of zijn persoonlijke mening er toe doet. Want dat is ook zo en met al die tips kon hij het thuiswerken voor de gehele organisatie nog verder verbeteren.

Als Stefan zo terugkeek op de afgelopen weken, dan wist hij zeker dat hij de tonnen CO2 reductie en de tienduizenden euro’s kostenbesparing kon vasthouden. Als hij maar bleef berichten.

Heb jij nog tips voor Stefan?
Ben je zelf aan het nadenken over hoe je het thuiswerken lange termijn succesvol kunt maken? En wil jij hiermee geholpen worden? Dat kan natuurlijk, uiteraard online. Hoe we dat doen, lees je hier.

 

“Transport is prachtig, duurzaam transport is krachtig!”

Deel het artikel via de onderstaande buttons!