Hoe regel ik de fiets?
Fietsen in Nederland is altijd al onderdeel geweest van onze vervoermiddelenmix, maar zelfs in Nederland is de populariteit van het fietsen in de afgelopen jaren gestegen. Een derde meer mensen wil fietsen of een fiets kopen dan voor de coronapandemie. En de nummer één reden is om meer dagelijkse beweging te krijgen als onderdeel van een routine. Dat staat in het rapport te lezen dat Shimano jaarlijks uitbrengt (pagina 12-13). Daar komt ook onze zuinige natuur om de hoek kijken: bijna twee derde vind de kosten van een elektrische fiets de grootste zorg.
Fietsen aantrekkelijk
Tel dat bij elkaar op en je komt al snel tot de conclusie dat fietsen naar het werk een uitstekende oplossing biedt voor mensen om die routine in te bouwen en dat je als werkgever toch nog wel een duwtje in de rug kunt geven door het financieel aantrekkelijker te maken om een fiets te kopen. En dat kan ook. Het zou me ook niks verbazen als in het laatste jaar een collega bij je aan het bureau stond (ja, virtueel natuurlijk) om te vragen om een betere regeling of wanneer jullie het daar onderling over hebben gehad. Wij horen dit in ieder geval bij veel bedrijven. Daarbij is het altijd belangrijk dat zo’n regeling eerlijk, stimulerend en flexibel is. Hieronder vind je daarvoor alle opties, inclusief een inschatting op die onderdelen.
Drie, of eigenlijk twee, opties
In de basis kan je als werkgever drie dingen doen voor een medewerker: een deel van de fietskosten vergoeden, een fiets verstrekken en een fiets ter beschikking stellen. Er zit niet zo heel veel verschil tussen vergoeden en verstrekken, anders dan dat vergoeden er niet vanuit gaat dat het hele bedrag dat de fiets kost, opgehoest wordt door de werkgever en bij verstrekken wel. In de uitwerking worden die dus ook tegelijk behandeld.
Een fiets vergoeden, cq. verstrekken
Als je een fiets vergoedt, cq. verstrekt dan is de fiets uiteindelijk van de werknemer. Het kan op vier verschillende manieren:
1. Extra bruto loon
Je kunt medewerkers voor wie het fietsen een optie is, natuurlijk gewoon extra bruto loon geven. Dat is een heel makkelijke manier. Maar dit kost natuurlijk als werkgever geld: extra bruto loon en extra werkgeverslasten. Ook de medewerker krijgt natuurlijk te maken met meer inkomstenbelasting.
En je zou dit aan alle werkgevers kunnen geven en dan zien wat ze er mee doen, maar als je het specifiek aan de werknemers geeft die een fiets er mee kopen, is het niet per se eerlijk. Die werknemers krijgen extra loon en kunnen nu iets kopen. Maar goed, als dit een fiets is voor naar het werk, is het ook niet echt oneerlijk te noemen. Het is wel super flexibel en het stimuleert het aanschaffen van een fiets natuurlijk wel heel goed.
2. Vrije ruimte WKR
Als je nog ruimte hebt in de werkkostenregeling (WKR), dan kan je dat gebruiken om dit bedrag netto uit te betalen, aan te wijzen als eindheffingsloon, en daarmee tegemoet te komen in de kosten van de fiets (geheel of gedeeltelijk).
Nou is de vrije ruimte in de WKR natuurlijk een keer op en als je hem uitgeeft aan fietsen dan komen misschien kerstpakketten in het geding. Dus het is beperkt flexibel. Het werkt natuurlijk net als de regeling voor extra bruto loon wel stimulerend. Hoe eerlijk het is, hangt ook hier weer af van hoe je dit allemaal inregelt, maar niet iedereen zal er gebruik van kunnen maken.
3. Cafetariseren (inleveren bruto loon)
Een medewerker ruilt dan bruto loon uit met netto loon. Dus deze persoon krijgt minder bruto loon, maar daarvan wordt de fiets betaald en dat scheelt dus in de inkomstenbelasting. Een deel komt wel ten laste van de WKR.
Mensen kiezen hier zelf voor, dus in dat opzicht is het eerlijk, mits iedereen er voor kan kiezen. Het werkt natuurlijk ook stimulerend, maar gaat wel deels ten koste van de WKR, dus daar word je minder flexibel.
4. De renteloze lening
Als je als werknemer geld leent van je werkgever dan moet daar natuurlijk gewoon rente over betaald worden, anders vindt de overheid het niet goed. Maar zij hebben voor de fiets een uitzondering gemaakt: hiervoor kan je je medewerker geld lenen, zonder dat ze hier rente over hoeft te betalen. Dit om het fietsen te stimuleren.
Je moet natuurlijk wel voldoende liquide zijn om dit te kunnen doen. Medewerkers betalen de fiets in de regel terug door het inleveren van de reiskostenvergoeding, zo weten jullie allebei precies wanneer de fiets is afbetaald. Als je voldoende middelen hebt, is dit zowel heel eerlijk (medewerkers betalen immers uiteindelijk de fiets zelf) en flexibel.
Een fiets ter beschikking stellen
Als je een fiets ter beschikking stelt, wordt de fiets eigendom van de werkgever. Het is in die zin niet anders dan bijvoorbeeld de bureaus waar medewerkers op kantoor achter zitten: die staan er ook voor hen om te gebruiken, maar houden ze niet als ze weggaan bij het bedrijf. Natuurlijk: de fiets staat doorgaans ’s avonds thuis in de schuur, dus het lijkt anders, maar is het niet.
In dit geval zijn er drie opties:
1. Fiets van de zaak
Net als dat een medewerker een auto van de zaak kan krijgen, kan een medewerker ook een fiets van de zaak krijgen. Net als de auto van de zaak kan deze fiets geleased of gekocht worden door het bedrijf. Net als de auto van de zaak, betaalt de medewerker een bijtelling over de fiets, maar hij ligt lager: 7%. En er kan voor gekozen worden deze te vergoeden uit de WKR.
Meestal is dit financieel gezien niet de meest gunstige constructie voor mensen die nu een reiskostenvergoeding krijgen. Maar daar staat wel tegenover dat ze een nieuwe, onderhouden, verzekerde fiets rijden. Dus erg ongunstig is het ook niet. Een charmante constructie is iemand die nu een auto van de zaak rijdt, zeg ter waarde van €35.000, een auto en een fiets van de zaak laten rijden van samen opgeteld € 35.000. Hiermee kost het niks extra voor de werkgever en de medewerker betaalt (tenzij die nu elektrisch rijdt) wat minder bijtelling over een deel van het bedrag.
Omdat het anders uitpakt voor mensen met een leaseauto dan een reiskostenvergoeding, wordt het mogelijk niet altijd als eerlijk gezien. Het stimuleert wel (zeker mensen die een arbeidsvoorwaardelijke auto van de zaak hebben en op fietsafstand wonen) en je kunt het inregelen zoals je wilt, dus het geeft je flexibiliteit.
2. De deelfiets
Je kunt medewerkers natuurlijk gebruik laten maken van deelfietsen. Denk aan de ov-fiets, maar ook deelfietsen (en scooters) die je in steeds meer steden ziet. Mits medewerkers er hun woon-werk of zakelijke rit mee doen, zijn dit gewoon zakelijke kosten, dus is het niet al te ingewikkeld om in te regelen, je krijgt gewoon een factuur van de deelfietsaanbieder (al dan niet via de mobiliteitskaart of -app die je gebruikt).
Het is heel eerlijk, iedereen kan er gebruik van maken, maar je bent natuurlijk wel afhankelijk van aanbod, dus als dat er niet is, stimuleert het weinig. Het is wel flexibel, er wordt gebruik van gemaakt als het nodig is.
3. Een fiets op de zaak
En dan kan je altijd nog besluiten gewoon fietsen op de zaak neer te zetten waar mensen voor hun werkritjes gebruik van kunnen maken. Of je die koopt of leaset is aan jou, maar zolang mensen er maar geen privé ritten mee maken, zijn ze door iedereen te gebruiken.
Je moet wel meer doen om te stimuleren dat ze ook worden gebruikt, want het zijn niet mensen hun eigen fietsen. Maar iedereen die een fietsbaar ritje heeft en kan fietsen, kan er op stappen en het maakt je dus ook heel erg flexibel.
En natuurlijk kan je van alles combineren. Misschien wil je een deel van de mensen een fiets verstrekken en een deel een fiets van de zaak geven, terwijl je ook nog een paar fietsen op kantoor hebt staan die mensen kunnen gebruiken. Het is allemaal mogelijk.
Is fietsstimulering wat voor jullie? Doe de CO2 afslankscan om daar achter te komen!
Hoe is deze regeling bij jullie opgetuigd?
Deel het artikel via de onderstaande buttons!