Grote waffels, kleine hartjes? 5 stappen om er korte metten mee te maken.

Glazen rinkelen op de achtergrond. Geroezemoes stijgt op uit de menigte. De zon schijnt volop en de barbecues zijn aangestoken. Nog even de speech van de directeur en jij en je collega’s kunnen genieten van een heerlijk buffet die de zomervakantie-periode mooi inluidt.

De directeur begint te speechen en vertelt hoe de eerste helft van het jaar is gegaan. De vooruitzichten voor de tweede helft zijn goed en het lijkt dat een aantal vaste klanten weer wat grotere opdrachten laat doen. Maar er zijn ook wel wat wetswijzigingen en regelgeving waardoor er aanpassingen aan het beleid moeten worden gemaakt. “En in 2025 zijn we CO2 neutraal!”, hoor je hem zeggen. Hèt ideale moment, wat de directeur betreft dan, om het leasebeleid en de reiskostenvergoeding op de schop te nemen.

Het werd tijd

“Eindelijk!”, denk je, want dat is jouw verantwoordelijkheid. Dit houdt dus in dat je waarschijnlijk niet aan de zomerklusjes toekomt, maar een nieuw beleid mag op gaan stellen en dit bij iedereen toetsen. Een behoorlijke klus! Maar interessant ook. En het was wel nodig, want het huidige beleid is al weer tien jaar oud en kan eigenlijk echt niet meer. Van een mobiliteitsbudget hebben de meesten nog nooit gehoord, terwijl je duidelijk die vraag krijgt van een aantal net aangenomen, jonge, collega’s.

Aan de slag

Vol goede moed en ideeën ga je aan de slag in de weken die daar op volgen. Natuurlijk heb je tussendoor vakantie en is het soms lastig om overleggen in de te plannen met collega’s, maar in die twee zomermaanden heb je het uiteindelijk voor elkaar om de meest wezenlijke informatie boven tafel te krijgen. Je hebt de directeur gesproken. Hoe zit het met zijn plannen om CO2 neutraal te willen zijn? Waarom wil hij dat eigenlijk, wat is de achterliggende motivatie? Is er budget voor vrij gemaakt (niet natuurlijk)? Wanneer wil hij dat de eerste resultaten zichtbaar zijn? Je hebt je collega gesproken die verantwoordelijk is voor het wagenpark. Welke auto’s leasen we nu? Op basis waarvan worden de keuzes gemaakt? Is het wagenpark wel overeenkomstig met het huidige beleid? En je spreekt een aantal teammanagers. Wat vinden zij belangrijk dat er in het nieuwe beleid komt te staan? Waar lopen zij tegenaan in de praktijk? Hoe uitvoerbaar is het huidige beleid en wat maakt beleid voor hen uitvoerbaar?

Ja zeggen en nee doen

De werkkostenregeling, het mobiliteitsbudget, het leasebudget, de OV-chipkaart, een NS businesscard, belastingvrije vergoedingen en verworven rechten, het komt allemaal voorbij. Eén ding valt je heel erg op in de gesprekken die je voert. Ja, het beleid is oud, maar vooral: het wordt helemaal niet gehanteerd. Er wordt maar wat geroepen, maar er wordt wat anders gedaan! Dat de directeur heeft geroepen dat het bedrijf CO2 neutraal moet worden, lijkt niemand warm of koud van te worden. Hij roept wel vaker wat, maar doet zelf meestal het tegenovergestelde, dus wat zou men zich druk maken om dit onderwerp? Dat idee had je al toen je een aantal maanden geleden binnen kwam, maar nu weet je het zeker. Gelukkig heb je eerder met dit bijltje gehakt en heb je een duidelijk stappenplan om hier mee om te gaan.

Stap 1: de overtuiging.

Je hebt de gesprekken gevoerd, met de directeur en de teammanagers en je kunt hieruit een duidelijke overtuiging halen waarom het een goed idee is om het beleid aan te passen en waarom het bedrijf in 2025 CO2 neutraal moet zijn. Dit zet je helder op papier en breng je op meerdere manieren onder de aandacht bij je collega’s.

Stap 2: het doel.

Dat is duidelijk: CO2 neutraal in 2025. Maar je maakt het nog wat concreter, door het op te knippen in stappen er naar toe en het anders te verwoorden.
2025: Wij zijn CO2 neutraal
2020: In ons leasebeleid zitten alleen CO2 neutrale opties waar men uit kan kiezen.
2015: Wij belonen woon-werkritten op de fiets beter dan met de auto.
Je ziet, eigenlijk kun je die jaartallen weglaten, die staan er alleen maar omdat andere mensen dan begrijpen dat je een plan hebt.

Stap 3: de tactieken.

De belangrijkste tactiek is natuurlijk een nieuw beleid opstellen. Dat is in principe gewoon een kwestie van schrijven. Maar ja, je hebt gezien dat het draagvlak zeer dun is en je weet zeker dat de teammanagers, maar ook de werknemers die daaronder vallen, enorm goede ideeën hebben hoe de doelen te bereiken. In een serie workshops ga je deze interne kracht optimaal benutten.

Stap 4: het plan.

Voordat je aan het beleid begint te schrijven, maak je een plan. Wanneer je welke workshop gaat doen. Hoe je dit precies gaat communiceren. Wat je moet doen om het doel tot een succes te maken. Wat je gaat doen als je het doel van dit jaar bereikt hebt. Hoe je de directeur van de vorderingen op de hoogte houdt. Hoe je de teammanagers gaat helpen om dit beleid wel te handhaven.

Stap 5: de implementatie.

En dus kun je in het najaar beginnen met implementeren. Je gaat volle kracht vooruit. Je weet welk doel je moet bereiken, waarom je het doet en hoe je het gaat doen. Kortom, niks staat jou meer in de weg om een prachtig resultaat te behalen met een nieuw, actueel, CO2 neutraal leasebeleid en reiskostenvergoeding-beleid!

Hoe ga jij om met grote waffels en kleine hartjes? Oftewel, wat doe jij als het beleid niet uitgevoerd wordt? Laat het hieronder even weten! 

En deel het artikel via de onderstaande buttons!