Een belaste thuiswerkvergoeding is goedkoper dan een onbelaste reiskostenvergoeding

In deze coronatijd maken veel mensen zich druk over allerlei fiscale regelingen en “wie gaat dat betalen” als het gaat om thuiswerken. Maar ik maak het dit keer kort en simpel: Geef medewerkers gewoon een thuiswerkvergoeding en klaar. Het is goedkoper en zal gewaardeerd worden door je medewerkers. Prettig en simpel.

Thuiswerken

Laten we eens de cijfers bekijken. Het Nibud stelt dat thuiswerken de werknemer ongeveer twee euro per dag kost. Gemiddeld genomen is dat bij een vijfdaagse werkweek € 43,30 per maand. Alleen dat laatste bedrag al moet bij heel veel mensen het belletje doen gaan rinkelen, want er zijn best wat mensen die meer dan € 43,30 aan reiskostenvergoeding krijgen per maand, of niet dan?

Reiskostenvergoeding

Stel je nou eens voor dat je dit bedrag als werkgever aan je medewerker zou geven gewoon door het loon te verhogen. Dan moeten we natuurlijk wel rekening houden met de loonbelasting die daarover betaald wordt. Die is, sinds 2020, 37,35%. Ja, er zijn natuurlijk mensen die meer betalen, maar dit is maar een klein percentage. Het zijn mensen die meer dan € 68.508 euro bruto per jaar verdienen en volgens het CBS was dit in 2019 maar 2,3% van de Nederlanders.

Dus die € 43,30 euro per maand die de werknemer er aan moet overhouden, wordt bruto € 69,11 euro.

Laten we eens van een heel gebruikelijke situatie uitgaan: de medewerker krijgt een reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer. Voor die negenzestig euro kan je dan in de maand ongeveer 364 kilometer rijden. Dat is gemiddeld genomen 17 kilometer per dag, oftewel een enkele reis van 8,5 kilometer. Oftewel: zodra mensen meer dan achteneenhalve kilometer per dag moeten reizen en hun reiskosten vergoed krijgen @ € 0,19 per kilometer, zit je als werkgever qua kosten al aan de goede kant!

Kanttekeningen

Nu zijn er natuurlijk wel wat kanttekeningen te plaatsen.

Niet iedereen krijgt een reiskostenvergoeding onder de 10 kilometer enkele reis. Ja, dat klopt, bij veel bedrijven is het normaal om bij een woon-werkafstand van minder dan 10 kilometer geen reiskosten te geven. Ik zou adviseren dat wel te doen, maar alleen als mensen fietsen, maar begrijp ook dat dit administratie oplevert of dat je een controlesysteem moet aanschaffen. Om te kijken of je op deze manier kosten kunt besparen, moet je dus het rekensommetje maken van de mensen die meer dan 8,5 kilometer reizen (kostenbesparing) en het aantal mensen dat een thuiswerkvergoeding gaat krijgen (kostenverhoging).

Je moet gaan registreren hoeveel dagen per week iemand thuis werkt. Klopt ten dele. Op zich kan je deze vergoeding gewoon als loon verstrekken, dus er kraait geen haan naar. Maar medewerkers zullen toch graag de hogere vergoeding krijgen als ze wel moeten reizen naar kantoor, dus die zullen graag zien dat het goed geregistreerd wordt. Je kunt hier, net als met de reiskostenvergoeding, natuurlijk gewoon een vaste afspraak voor maken. Heel veel mensen krijgen elke maand hetzelfde bedrag, ook als ze een keertje niet naar kantoor zijn gekomen. Maar anders kan je natuurlijk gebruik maken van apps die ook goed reisgedrag (zoals fietsen en thuiswerken) stimuleren. Let wel: als iemand nu een enkele reis van 20 km heeft (elke maand een vergoeding van € 165), dan kan je met de behoorlijke hoeveelheid geld die je bespaart (35 euro per maand bij twee keer per week thuiswerken) best wel wat doen.

Wij krijgen geen reiskostenvergoeding per kilometer, maar een ov-abonnement. De NS geeft aan dat reizen met de trein in de spits ook gemiddeld negentien cent kost en in de daluren elf cent. Als we uitgaan van de elf cent per kilometer dan kunnen we voor die 69 euro per maand 29 kilometer reizen, dus 14,5 kilometer enkele reis. Is het dus minder snel goedkoper, maar zeker niet onmogelijk.

Kortom: bij heel veel bedrijven zal het veel slimmer zijn om een thuiswerkvergoeding te geven dan een reiskostenvergoeding.
Zie ik nog iets over het hoofd? Heb jij een casus die een ander beeld laat zien? Ik ben benieuwd, laat het hieronder weten!

“Transport is prachtig, duurzaam transport is krachtig!”

Deel het artikel via de onderstaande buttons!